처분 사전통지서를 받았는데, 조사 서류 열람은 언제까지 가능할까
요약 및 결론: 당사자등은 의견제출 절차에서는 처분의 사전통지가 있은 날부터 의견제출기한까지, 청문 절차에서는 청문통지가 있은 날부터 청문이 끝날 때까지 행정청에 조사결과 문서와 그 밖에 해당 처분과 관련된 문서의 열람 또는 복사를 요청할 수 있다. 행정청은 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우를 제외하고는 이 요청을 거부할 수 없다(행정절차법 제37조제1항). 사전통지를 받았다고 해서 기한 제한 없이 아무 때나 열람할 수 있는 것은 아니다.
행정청으로부터 처분의 사전통지서나 청문통지서를 받으면 "내가 왜 이런 처분 대상이 됐는지" 조사 기록부터 확인하려는 사람이 많다. 그런데 이 열람·복사 요청에는 정해진 기간이 있고, 절차 유형(의견제출인지 청문인지)에 따라 그 기간의 기준점이 다르다. 기간을 놓치면 요청 자체가 성립하지 않을 수 있어, 통지서를 받은 직후 이 기간부터 확인하는 것이 실무상 중요하다.
열람·복사를 요청할 수 있는 기간은 언제부터 언제까지인가
기간은 절차 유형에 따라 두 가지로 나뉜다. 의견제출 절차라면 처분의 사전 통지가 있는 날부터 의견제출기한까지이고, 청문 절차라면 청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지다(행정절차법 제37조제1항 전단). 두 기간은 별개의 절차에 대응하는 것이어서, 사전통지를 받았다고 해서 청문이 끝날 때까지 기간이 자동으로 늘어나지 않는다. 자신이 받은 통지가 의견제출 절차인지 청문 절차인지를 먼저 확인해야 요청 가능 기간을 정확히 알 수 있다.
행정청은 어떤 경우에 열람·복사 요청을 거부할 수 있나
조문이 정한 거부 사유는 “다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우” 하나뿐이다(행정절차법 제37조제1항 후단). 이 사유가 없으면 행정청은 당사자등의 요청을 거부할 수 없다. 즉 제1항의 “요청할 수 있다”는 당사자등에게 주어진 권리이고, 행정청에게 거부 여부를 자유롭게 정할 재량이 있는 것이 아니다.
거부할 때 행정청이 지켜야 하는 절차는 무엇인가
행정청이 열람 또는 복사 요청을 거부하는 경우에는 그 이유를 소명(疎明)하여야 한다(행정절차법 제37조제3항). 이는 재량이 아니라 의무로 규정되어 있다. 따라서 거부 통지를 받았다면 그 거부 이유가 “다른 법령상 공개 제한”에 해당하는지, 그리고 그 이유가 소명되었는지를 확인할 수 있다.
열람 장소·시간, 복사 비용은 누가 정하나
행정청은 열람 또는 복사 요청에 따를 때 그 일시 및 장소를 지정할 수 있고(행정절차법 제37조제2항), 복사에 드는 비용을 요청한 자에게 부담시킬 수 있다(같은 조 제5항). 두 조항 모두 “할 수 있다”로 규정되어 행정청의 재량 사항이며, 복사가 항상 무료라거나 항상 요청자 부담이라고 단정할 수 없다. 열람·복사를 요청할 수 있는 문서의 범위는 대통령령으로 정하도록 되어 있어(제37조제4항), 구체적 범위는 이 조문만으로 확정되지 않는다.
열람으로 알게 된 내용을 누설하면 어떻게 되나
누구든지 의견제출 또는 청문을 통하여 알게 된 사생활이나 경영상 또는 거래상의 비밀을 정당한 이유 없이 누설하거나 다른 목적으로 사용해서는 안 된다(행정절차법 제37조제6항). 이 의무의 주체는 당사자등에 한정되지 않고 “누구든지”로 규정되어 있다. 다만 이 의무를 위반했을 때 적용되는 벌칙이나 과태료는 이 조문 자체에는 규정되어 있지 않다.
| 행위 | 적용 조문 | 법적 효과 |
|---|---|---|
| 의견제출 절차에서 문서 열람·복사 요청 | 제37조제1항 전단 | 사전통지일부터 의견제출기한까지 요청 가능(당사자등의 권리) |
| 청문 절차에서 문서 열람·복사 요청 | 제37조제1항 전단 | 청문통지일부터 청문 종료 시까지 요청 가능 |
| 행정청의 요청 거부 | 제37조제1항 후단 | 다른 법령상 공개 제한 사유가 없으면 거부 불가 |
| 거부 시 이유 제시 | 제37조제3항 | 행정청의 소명 의무 |
| 열람 일시·장소 지정 | 제37조제2항 | 행정청의 재량 |
| 복사 비용 부담 지정 | 제37조제5항 | 행정청의 재량 |
| 열람·청문으로 안 비밀의 누설·목적외 사용 | 제37조제6항 | 금지(위반 시 벌칙·과태료는 이 조문에 규정되어 있지 않음) |
실제 적용 수위는 어떤가
이 조문은 형벌을 정한 벌칙 규정이 아니라 행정절차상 권리·의무를 정한 규정이어서, 법정형이나 선고 통계와 비교할 대상 자체가 존재하지 않는다. 제6항 비밀유지 의무를 위반했을 때 어떤 제재가 적용되는지는 공표 자료 없음이며, 이 글감으로는 확인되지 않는다. 열람·복사 요청 거부율이나 소명 실태에 관한 공식 통계도 공표 자료 없음이다.
관련 법령
제37조(문서의 열람 및 비밀유지) ① 당사자등은 의견제출의 경우에는 처분의 사전 통지가 있는 날부터 의견제출기한까지, 청문의 경우에는 청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지 행정청에 해당 사안의 조사결과에 관한 문서와 그 밖에 해당 처분과 관련되는 문서의 열람 또는 복사를 요청할 수 있다. 이 경우 행정청은 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우를 제외하고는 그 요청을 거부할 수 없다.
자주 묻는 질문
청문이 끝난 뒤에도 조사 서류 열람을 요청할 수 있나요?
청문 절차의 경우 열람·복사 요청 가능 기간은 청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지로 정해져 있다(행정절차법 제37조제1항). 청문이 종료된 이후의 요청에 관해서는 이 조문에 별도 규정이 없다.
열람·복사는 무료인가요?
행정청은 복사에 드는 비용을 요청한 자에게 부담시킬 수 있다고 규정되어 있어 이는 행정청의 재량 사항이다(행정절차법 제37조제5항). 따라서 항상 무료라고 단정할 수 없다.
행정청이 특별한 이유 없이 열람 요청을 거부할 수 있나요?
조문상 거부 사유는 "다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우" 하나뿐이고, 이 사유가 없으면 행정청은 요청을 거부할 수 없다(행정절차법 제37조제1항 후단). 거부하는 경우에는 그 이유를 소명하여야 한다(같은 조 제3항).
