처분 사전통지를 받은 뒤, 관청 조사 문서는 언제까지 볼 수 있나요
결론부터: 기간은 절차 종류에 따라 다르다
처분의 사전 통지를 받았다고 해서 그 뒤로 “언제든” 조사 문서를 열람·복사할 수 있는 것은 아니다. 행정절차법 제37조제1항은 절차의 종류에 따라 열람·복사를 요청할 수 있는 기간을 다음과 같이 나누어 정한다.
- 의견제출 절차: 처분의 사전 통지가 있는 날부터 의견제출기한까지
- 청문 절차: 청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지
즉 의견제출 절차를 밟고 있다면 사전통지를 받은 날부터 자신에게 주어진 의견제출기한이 끝나는 날까지만 요청할 수 있고, 청문 절차라면 청문 통지일부터 청문이 종료되는 시점까지만 요청할 수 있다. 두 절차의 기산점과 종료 시점이 서로 다르므로, 자신이 밟고 있는 절차가 의견제출인지 청문인지를 먼저 확인해야 기간을 정확히 알 수 있다.
누가 요청하고, 행정청은 어떤 경우에 거부할 수 있나
제37조제1항 전단이 정한 “요청할 수 있다”는 주체는 당사자등이다. 당사자등이 행정청에 해당 사안의 조사결과에 관한 문서와 그 밖에 해당 처분과 관련되는 문서의 열람 또는 복사를 요청할 수 있다는 뜻이고, 이것이 행정청의 재량을 의미하는 것은 아니다.
반면 행정청 쪽은 재량의 여지가 거의 없다. 같은 항 후단은 “행정청은 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우를 제외하고는 그 요청을 거부할 수 없다”고 정한다. 조문이 적어 둔 거부 사유는 이 하나뿐이다. 다른 법령에 공개 제한 근거가 없는 한, 행정청은 당사자등의 열람·복사 요청을 거부할 수 없다.
행정청이 요청을 거부하는 경우에는 책임이 뒤따른다. 제37조제3항은 “행정청은 제1항 후단에 따라 열람 또는 복사의 요청을 거부하는 경우에는 그 이유를 소명(疎明)하여야 한다”고 정하는데, 이는 재량이 아니라 의무다. 거부하면서 이유를 밝히지 않는 것은 조문이 허용하지 않는다.
대상 문서의 범위
조문이 적은 대상은 “해당 사안의 조사결과에 관한 문서와 그 밖에 해당 처분과 관련되는 문서”다. ‘조사 문서’라는 표현만으로 범위를 좁혀 이해하면 안 되고, 해당 처분과 관련된 문서 전반이 포함될 수 있다는 점을 알아 두어야 한다. 다만 제37조제4항은 “제1항에 따라 열람 또는 복사를 요청할 수 있는 문서의 범위는 대통령령으로 정한다”고 위임하고 있어, 구체적으로 어떤 문서가 포함·제외되는지는 대통령령을 확인해야 한다. 이 대통령령의 구체적 내용은 이 글이 근거로 삼은 자료의 범위 밖이므로, 여기서 그 내용을 단정해 적지 않는다.
일시·장소 지정과 복사 비용은 행정청 재량
제37조제2항은 “행정청은 제1항의 열람 또는 복사의 요청에 따르는 경우 그 일시 및 장소를 지정할 수 있다”고 정한다. 요청에 응하더라도 언제 어디서 열람·복사하게 할지는 행정청이 지정할 수 있다는 뜻이다.
복사에 드는 비용에 대해서도 제37조제5항은 “행정청은 제1항에 따른 복사에 드는 비용을 복사를 요청한 자에게 부담시킬 수 있다”고 정한다. 이 역시 행정청의 재량 사항으로 규정되어 있을 뿐, 복사가 항상 무료라거나 항상 요청자가 비용을 부담해야 한다고 단정할 근거는 조문에 없다.
열람·복사로 알게 된 비밀은 함부로 쓸 수 없다
제37조제6항은 “누구든지 의견제출 또는 청문을 통하여 알게 된 사생활이나 경영상 또는 거래상의 비밀을 정당한 이유 없이 누설하거나 다른 목적으로 사용하여서는 아니 된다”고 정한다. 이 의무의 주체는 “누구든지”로 되어 있어 당사자등에게만 한정되지 않는다. 지켜야 할 대상은 의견제출 또는 청문 과정에서 알게 된 사생활, 경영상 비밀, 거래상 비밀이며, 금지되는 행위는 이를 정당한 이유 없이 누설하거나 다른 목적으로 사용하는 것이다.
다만 이 의무를 위반했을 때 어떤 벌칙이나 과태료가 적용되는지는 이 글이 근거로 삼은 자료에서 확인되지 않는다. 같은 개정으로 함께 고쳐진 조문 가운데 벌칙·과태료 조문은 포함되어 있지 않으므로, 이 부분을 단정해서 쓰지 않는다.
시행일에 관한 참고 사항
행정절차법 제37조는 법률 제18748호(공포 2022. 1. 11., 일부개정)로 현재의 문언이 만들어졌고, 전문개정은 2012. 10. 22.에 있었다. 이 개정 법률의 부칙 제1조 본문은 “공포 후 6개월이 경과한 날부터 시행한다”고 정하고 있고, 단서에서 2023년 3월 24일 시행을 별도로 정한 대상은 제20조제2항부터 제4항까지에 한정된다. 제37조는 이 단서에 포함되어 있지 않으므로, 제37조의 개정 시행일을 2023년 3월 24일로 보아서는 안 된다. 다만 법제처가 공개한 조문 상단에는 해당 법률 전체의 시행일이 2023. 3. 24.로 표기되어 있는데, 이는 공포번호가 같은 법률의 전체 시행 표기이며, 제37조 개정 부분 자체의 시행일을 부칙 본문·단서와 별도로 확인한 결과는 이 자료에 포함되어 있지 않다. 부칙 제2조부터 제6조까지의 적용례 역시 제22조제1항제3호, 제38조의2제2항제2호, 제40조의2, 제40조의3, 제46조제3항·제4항에 관한 것뿐이며, 제37조에 관한 적용례나 경과조치는 부칙에 없다.
또한 2022. 1. 11. 개정으로 제1항·제6항의 구체적으로 무엇이 바뀌었는지(개정 전 문언)는 이 자료로 확인되지 않으므로 단정하지 않는다.
요약
| 구분 | 요청 가능 기간 |
|---|---|
| 의견제출 절차 | 처분의 사전 통지가 있는 날 ~ 의견제출기한 |
| 청문 절차 | 청문의 통지가 있는 날 ~ 청문이 끝날 때 |
- 요청 주체: 당사자등
- 거부 사유: 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우뿐
- 거부 시 행정청 의무: 이유를 소명하여야 함
- 일시·장소 지정, 복사 비용 부담: 행정청 재량
- 비밀유지 의무 주체: 누구든지 (당사자등에 한정되지 않음)
참고 법령
- 행정절차법 제37조제1항, 제2항, 제3항, 제4항, 제5항, 제6항
- 행정절차법(법률 제18748호, 2022. 1. 11., 일부개정) 부칙 제1조, 제2조~제6조
