처분 사전통지를 받은 뒤 관청 조사 서류는 언제까지 열람·복사할 수 있나
요약 및 결론: 행정절차법 제37조제1항에 따르면 당사자등은 의견제출 절차에서는 **처분의 사전 통지가 있는 날부터 의견제출기한까지** 행정청에 문서의 열람 또는 복사를 요청할 수 있습니다. 청문 절차에서는 **청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지** 요청할 수 있습니다. 행정청은 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우가 아니면 요청을 거부할 수 없고, 거부할 때는 그 이유를 소명(疎明)해야 합니다.
불이익 처분을 앞두고 사전통지를 받은 사람은 행정청이 어떤 조사결과를 근거로 삼았는지 알아야 의견서나 청문 진술을 준비할 수 있습니다. 그런데 문서를 요청할 수 있는 기간은 절차마다 끝나는 시점이 다르고, 그 기간이 지나면 행정절차법 제37조제1항에 따른 요청 기간이 아닙니다. 아래에서 요청 기간, 거부 사유, 비용, 비밀유지 의무를 조문 문언대로 정리합니다.
처분 사전통지 뒤 문서 열람·복사는 언제까지 요청할 수 있나요?
요청 기간은 의견제출 절차인지 청문 절차인지에 따라 다릅니다. 의견제출은 “처분의 사전 통지가 있는 날부터 의견제출기한까지”, 청문은 “청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지”입니다(행정절차법 제37조제1항 전단).
의견제출 절차에서는 의견제출기한이 요청 기간의 끝입니다. 사전통지를 받은 사람이 의견제출기한을 넘겨 요청하면 제37조제1항이 정한 기간을 벗어납니다.
청문 절차에서는 시작점이 처분의 사전 통지가 아니라 “청문의 통지가 있는 날”입니다. 끝나는 시점도 의견제출기한이 아니라 “청문이 끝날 때”입니다.
| 절차 | 요청 가능 기간의 시작 | 요청 가능 기간의 끝 | 근거 |
|---|---|---|---|
| 의견제출 | 처분의 사전 통지가 있는 날 | 의견제출기한 | 제37조제1항 전단 |
| 청문 | 청문의 통지가 있는 날 | 청문이 끝날 때 | 제37조제1항 전단 |
어떤 문서를 볼 수 있나요?
조문이 정한 대상은 “해당 사안의 조사결과에 관한 문서와 그 밖에 해당 처분과 관련되는 문서”입니다(제37조제1항). 조사결과 문서에 한정되지 않고, 해당 처분과 관련되는 문서도 대상에 들어갑니다.
요청할 수 있는 문서의 구체적 범위는 대통령령으로 정합니다(제37조제4항). 시행령이 정한 세부 범위는 이 글의 근거 자료에 포함되어 있지 않으므로, 개별 문서가 대상인지는 시행령을 함께 확인해야 합니다.
행정청은 열람·복사 요청을 거부할 수 있나요?
행정청은 “다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우를 제외하고는 그 요청을 거부할 수 없다”고 규정되어 있습니다(제37조제1항 후단). 제37조에 적힌 거부 사유는 ‘다른 법령에 따른 공개 제한’ 하나입니다.
제1항의 “요청할 수 있다”는 당사자등에게 요청할 권리가 있다는 뜻입니다. 행정청이 받아줄지 말지를 고를 수 있다는 뜻이 아닙니다.
행정청이 요청을 거부하는 경우에는 “그 이유를 소명(疎明)하여야 한다”(제37조제3항). 거부 이유의 소명은 행정청의 의무입니다.
열람 일시·장소와 복사 비용은 누가 정하나요?
행정청은 열람 또는 복사 요청에 따르는 경우 “그 일시 및 장소를 지정할 수 있다”(제37조제2항). 일시·장소 지정은 행정청의 재량입니다.
복사 비용에 대해서는 행정청이 “복사를 요청한 자에게 부담시킬 수 있다”고 규정되어 있습니다(제37조제5항). 비용 부담 여부도 행정청 재량이므로, 조문만으로 요청자가 반드시 비용을 낸다거나 비용이 발생하지 않는다고 단정할 수 없습니다.
열람으로 알게 된 정보는 마음대로 써도 되나요?
의견제출 또는 청문을 통하여 알게 된 사생활이나 경영상 또는 거래상의 비밀은 정당한 이유 없이 누설하거나 다른 목적으로 사용할 수 없습니다. 제37조제6항은 “누구든지” 의견제출 또는 청문을 통하여 알게 된 “사생활이나 경영상 또는 거래상의 비밀”을 “정당한 이유 없이” 누설하거나 다른 목적으로 사용하는 것을 금지합니다.
비밀유지 의무의 주체는 당사자등에 한정되지 않고 “누구든지”입니다. 행정청 측 관계자를 포함해 의견제출이나 청문 과정에서 비밀을 알게 된 사람 모두가 대상입니다.
행위별로 정리하면
아래 표의 셋째 열은 형벌이 아니라 조문이 정한 법적 효과입니다. 제37조에는 징역·벌금·과태료 규정이 없습니다.
| 어떤 행위 | 적용 조문 | 법적 효과 |
|---|---|---|
| 의견제출 절차에서 문서 열람·복사 요청 | 제37조제1항 전단 | 처분의 사전 통지가 있는 날부터 의견제출기한까지 요청 가능 |
| 청문 절차에서 문서 열람·복사 요청 | 제37조제1항 전단 | 청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지 요청 가능 |
| 행정청의 요청 거부 | 제37조제1항 후단 | 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우를 제외하고 거부 불가 |
| 행정청이 요청을 거부하는 경우 | 제37조제3항 | 거부 이유 소명 의무 |
| 열람·복사 일시와 장소 지정 | 제37조제2항 | 행정청이 지정할 수 있음(재량) |
| 복사 비용 부과 | 제37조제5항 | 요청자에게 부담시킬 수 있음(재량) |
| 의견제출·청문으로 알게 된 비밀을 정당한 이유 없이 누설하거나 다른 목적으로 사용 | 제37조제6항 | 누구에게나 금지됨(벌칙·과태료 규정은 확인되지 않음) |
비밀을 누설하면 처벌받나요?
제37조제6항을 위반했을 때 적용되는 벌칙·과태료 조문은 이 글의 근거 자료에서 확인되지 않았습니다. 제37조 자체에는 형벌이나 과태료를 정한 문언이 없습니다. 실제 처벌·제재 사례에 관한 공식 통계와 양형기준도 공표 자료 없음입니다.
제37조제1항·제6항의 현행 문언을 만든 개정은 법률 제18748호(2022. 1. 11. 공포, 일부개정)입니다. 같은 개정이 함께 고친 조문 목록에 벌칙·과태료 조문은 없습니다. 개정 전 문언이 무엇이었는지는 확인되지 않았습니다.
지금 적용되는 조문은 언제부터 시행됐나요?
법률 제18748호 부칙 제1조 본문은 이 법을 “공포 후 6개월이 경과한 날부터 시행한다”고 정합니다. 2023년 3월 24일 시행은 부칙 제1조 단서에 적힌 제20조제2항부터 제4항까지에만 해당하고, 제37조는 이 단서에 포함되어 있지 않습니다.
부칙에 정해진 적용례는 제22조제1항제3호, 제38조의2제2항제2호, 제40조의2, 제40조의3, 제46조제3항·제4항에 관한 것뿐입니다. 제37조에 관한 적용례나 경과조치는 부칙에 없습니다.
관련 법령
제37조(문서의 열람 및 비밀유지) ① 당사자등은 의견제출의 경우에는 처분의 사전 통지가 있는 날부터 의견제출기한까지, 청문의 경우에는 청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지 행정청에 해당 사안의 조사결과에 관한 문서와 그 밖에 해당 처분과 관련되는 문서의 열람 또는 복사를 요청할 수 있다. 이 경우 행정청은 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우를 제외하고는 그 요청을 거부할 수 없다.
자주 묻는 질문
사전통지 받고 의견제출기한이 지나도 조사 서류 볼 수 있나요?
행정절차법 제37조제1항은 의견제출 절차의 열람·복사 요청 기간을 "처분의 사전 통지가 있는 날부터 의견제출기한까지"로 정합니다. 의견제출기한이 지난 뒤의 요청은 이 조항이 정한 기간 밖입니다. 청문 절차라면 청문의 통지가 있는 날부터 청문이 끝날 때까지 요청할 수 있습니다.
관청이 조사 문서 열람을 거부하면 이유를 알려줘야 하나요?
행정절차법 제37조제3항에 따라 행정청은 열람 또는 복사 요청을 거부할 때 그 이유를 소명(疎明)해야 합니다. 같은 조 제1항 후단이 정한 거부 사유는 다른 법령에 따라 공개가 제한되는 경우뿐입니다.
행정청 조사 서류 복사 비용은 누가 내나요?
행정절차법 제37조제5항은 행정청이 복사에 드는 비용을 복사를 요청한 자에게 "부담시킬 수 있다"고 정합니다. 비용 부과 여부는 행정청 재량이라서, 조문만으로는 비용이 항상 발생한다거나 발생하지 않는다고 단정할 수 없습니다.
