말로 받은 처분을 문서로 달라고 하면 꼭 줘야 하나요?
요약 및 결론: 행정청은 당사자가 문서를 요청하면 행정절차법 제24조제2항 후단에 따라 지체 없이 처분에 관한 문서를 주어야 한다. 이는 재량이 아니라 의무이며, 요청 여부와 무관하게 애초에 처분은 문서로 하는 것이 원칙이고 말이나 전화·문자·팩스·전자우편 등으로 할 수 있는 경우는 공공의 안전·복리를 위해 긴급하거나 사안이 경미한 때로 제한된다. 이 요건을 어기고 문서 없이 한 처분은 하자가 중대·명백하여 원칙적으로 무효가 될 수 있다.
관공서나 소방서, 지자체 담당자가 현장에서 구두로 "시정하라", "철거하라"고 통보한 뒤 문서를 나중에 주지 않는 사례는 여전히 반복되는 민원 유형이다. 처분을 받은 당사자가 이의를 제기하거나 취소소송을 준비하려면 처분의 근거와 일시를 문서로 특정해야 하는데, 구두 통보만으로는 그 특정이 어렵기 때문이다. 행정절차법 제24조는 이런 상황에서 당사자가 쓸 수 있는 최소한의 방어 수단을 명문으로 정해 두고 있다.
본문
처분은 원칙적으로 문서로 해야 하나요?
그렇다. 행정절차법 제24조제1항은 행정청이 처분을 할 때 다른 법령등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 문서로 하여야 한다고 정한다. 전자문서로 하는 것은 당사자등의 동의가 있거나 당사자가 전자문서로 처분을 신청한 경우에만 가능하며, 이 두 경우를 제외하면 종이 문서가 기본형이다.
말로 처분해도 되는 경우는 언제인가요?
제24조제2항은 제1항에도 불구하고 공공의 안전 또는 복리를 위하여 긴급히 처분을 할 필요가 있거나 사안이 경미한 경우에는 말, 전화, 휴대전화를 이용한 문자 전송, 팩스 또는 전자우편 등 문서가 아닌 방법으로 처분할 수 있다고 정한다. 조문에 “등”이 붙어 있어 이 목록이 방법을 전부 열거한 것은 아니지만, 예외가 적용되려면 긴급성 또는 경미성이라는 요건이 먼저 충족되어야 한다. 요건 없이 단순히 담당자 편의로 구두 통보를 하는 것은 이 조항이 예정한 예외에 해당하지 않는다.
문서를 요청하면 반드시 줘야 하나요?
그렇다. 제24조제2항 후단은 문서가 아닌 방법으로 처분한 경우에도 당사자가 요청하면 지체 없이 처분에 관한 문서를 주어야 한다고 정한다. “지체 없이”는 정당한 사유 없는 지연을 허용하지 않는다는 뜻이며, 즉시 처리를 의미하는 표현으로 조문에 쓰인 것은 아니다. 문서를 요청할 수 있는 사람은 “당사자”로 표기되어 있고, 처분 문서에는 제3항에 따라 처분 행정청과 담당자의 소속·성명 및 연락처(전화번호, 팩스번호, 전자우편주소 등)를 적어야 한다.
문서 없이 말로만 한 처분은 효력이 있나요?
대법원은 문서주의를 규정한 행정절차법 제24조를 위반해 이루어진 처분은 하자가 중대하고 명백하여 원칙적으로 무효라고 판단했다(대법원 2011. 11. 10. 선고 2011도11109 판결). 해당 사건에서는 소방서장이 시정보완명령서를 당사자에게 송부하지 않고 담당 소방공무원이 구두로만 명령 내용을 고지했는데, 대법원은 이 명령이 당연 무효이므로 명령 위반을 이유로 행정형벌을 부과할 수 없다고 보고 유죄를 인정한 원심판결을 파기환송했다. 다만 이 판결은 2022년 개정 전 조문(신속·구술 기타 방법 요건)을 전제로 한 것이어서, 2022년 신설된 제2항 후단의 문서 교부 의무 위반 자체에 대한 판단까지 담고 있지는 않다는 점은 구분해서 읽어야 한다.
행위별 정리
| 행정청의 행위 | 적용 조문 | 법적 효과 |
|---|---|---|
| 긴급·경미 요건 없이 처분을 말·전화·문자 등으로 통보 | 제24조제1항, 제2항 전단 | 처분 무효(하자 중대·명백, 대법원 2011도11109 판결 취지) |
| 문서 아닌 방법으로 처분한 뒤 당사자 요청에도 문서 미교부 | 제24조제2항 후단 | 문서 교부 의무 위반 |
| 처분 문서에 담당 행정청·담당자 소속·성명·연락처 미기재 | 제24조제3항 | 기재 의무 위반 |
실제 제재 수위는 어떻게 되나요?
이 조항 위반의 효과는 형벌이나 과태료가 아니라 처분 자체의 무효 여부로 귀결된다는 점이 핵심이다. 위반한 처분에 따른 의무를 당사자가 이행하지 않았다고 해서, 그 처분을 근거로 한 다른 법률의 행정형벌 조항을 적용할 수 없다는 것이 2011도11109 판결의 결론이었다. 다만 이 조항 위반 자체에 대해 행정청 담당자나 기관이 별도로 어떤 내부 제재를 받는지에 관한 공표된 통계나 양형기준은 이 글감에 없으므로 공표 자료 없음으로 남겨 둔다.
관련 법령
제24조(처분의 방식) ① 행정청이 처분을 할 때에는 다른 법령등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 문서로 하여야 하며, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 전자문서로 할 수 있다.
관련 판례
[1] 소방시설 설치유지 및 안전관리에 관한 법률 제9조에 의한 소방시설 등의 설치 또는 유지·관리에 대한 명령을 정당한 사유 없이 위반한 자는 같은 법 제48조의2 제1호에 의하여 행정형벌에 처해지는데, 위 명령이 행정처분으로서 하자가 있어 무효인 경우에는 명령에 따른 의무위반이 생기지 아니하므로 행정형벌을 부과할 수 없다. [2] 행정절차법 제24조는, 행정청이 처분을 하는 때에는 다른 법령 등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 문서로 하여야 하고 전자문서로 하는 경우에는 당사자 등의 동의가 있어야 하며, 다만 신속을 요하
자주 묻는 질문
말로 처분을 받았는데 문서를 안 주면 어떻게 되나요?
당사자가 문서를 달라고 요청했는데도 행정청이 지체 없이 문서를 주지 않으면 행정절차법 제24조제2항 후단의 의무를 위반한 것이다. 이 경우 처분의 근거를 문서로 확인할 수 없는 상태가 계속되므로, 처분의 유효성 자체를 다툴 여지가 생긴다.
구두로 한 처분은 무조건 무효인가요?
그렇지 않다. 공공의 안전 또는 복리를 위해 긴급히 처분할 필요가 있거나 사안이 경미한 경우에는 말 등 문서가 아닌 방법으로 한 처분도 적법하며, 요건을 갖추지 못한 채 구두로만 처분한 경우에 한해 대법원이 원칙적 무효로 판단했을 뿐이다.
전화나 문자로 받은 처분도 문서로 다시 달라고 할 수 있나요?
가능하다. 제24조제2항이 정한 문서가 아닌 방법에는 전화, 휴대전화를 이용한 문자 전송, 팩스, 전자우편 등이 포함되고, 이런 방법으로 처분을 받은 당사자도 요청하면 지체 없이 문서를 받을 수 있다.
