말로 받은 처분을 문서로 달라고 하면 꼭 줘야 하나요?
네. 행정청이 말, 전화, 휴대전화를 이용한 문자 전송, 팩스 또는 전자우편 등 문서가 아닌 방법으로 처분한 경우, 당사자가 문서를 요청하면 행정청은 지체 없이 처분에 관한 문서를 주어야 합니다.
다만 모든 처분이 처음부터 말로 가능한 것은 아닙니다. 「행정절차법」 제24조는 처분을 원칙적으로 문서로 하도록 정하고 있습니다. 전자문서 처분도 당사자등의 동의가 있거나, 당사자가 전자문서로 처분을 신청한 경우에 할 수 있습니다.
문서가 아닌 방법의 처분은 예외입니다. 공공의 안전 또는 복리를 위하여 긴급히 처분할 필요가 있거나 사안이 경미한 경우에만 가능합니다. 이 예외에 따라 말이나 문자 등으로 처분이 이루어졌더라도, 당사자가 요청하면 문서 교부 의무가 생깁니다.
요청할 때에는 자신이 해당 처분의 당사자임을 밝히고, 받은 처분의 내용과 문서 교부를 요청한다는 의사를 분명히 하는 것이 중요합니다. 법문상 교부 시점은 “지체 없이”입니다.
교부되는 처분 문서에는 처분 행정청과 담당자의 소속ㆍ성명 및 연락처를 적어야 합니다. 따라서 문서를 받으면 처분 내용뿐 아니라 이러한 기재사항도 함께 확인할 수 있습니다.
대법원은 행정절차법 제24조의 문서주의가 행정의 공정성ㆍ투명성ㆍ신뢰성을 확보하고 국민의 권익을 보호하기 위한 것이라고 보았습니다. 또한 이 규정을 위반한 처분은 하자가 중대하고 명백하여 원칙적으로 무효라고 판단했습니다. 다만 이 판결은 2022년 신설된 “요청하면 지체 없이 문서를 주어야 한다”는 규정 자체를 판단한 것은 아닙니다.
정리하면, 말이나 문자로 받은 처분이 법에서 허용되는 예외 상황에 해당하더라도, 당사자는 처분 문서를 요청할 수 있고 행정청은 지체 없이 이를 주어야 합니다.
참고 법령
- 「행정절차법」 제24조제1항
- 「행정절차법」 제24조제2항
- 「행정절차법」 제24조제3항
관련 판례
[1] 소방시설 설치유지 및 안전관리에 관한 법률 제9조에 의한 소방시설 등의 설치 또는 유지·관리에 대한 명령을 정당한 사유 없이 위반한 자는 같은 법 제48조의2 제1호에 의하여 행정형벌에 처해지는데, 위 명령이 행정처분으로서 하자가 있어 무효인 경우에는 명령에 따른 의무위반이 생기지 아니하므로 행정형벌을 부과할 수 없다. [2] 행정절차법 제24조는, 행정청이 처분을 하는 때에는 다른 법령 등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 문서로 하여야 하고 전자문서로 하는 경우에는 당사자 등의 동의가 있어야 하며, 다만 신속을 요하
