담당 공무원의 전화 약속은 허가 효력이 있나
요약 및 결론: 행정절차법 제40조의2 확약은 문서로 하여야 하며, 구두 약속만으로는 확약이 이루어지지 않습니다. 공무원이 전화로 허가를 약속했더라도 그것만으로는 행정청을 구속하지 못하며, 서면 확약에 의해 확약이 성립합니다.
행정 민원 처리 과정에서 공무원의 구두 약속과 서면 확약의 효력이 자주 충돌합니다. 2022년 공포된 행정절차법 제40조의2는 공포 후 6개월이 경과한 날부터 시행되었습니다. 이를 명확히 하기 위해 도입되었으나, 여전히 많은 사람이 전화 통화나 방문 약속을 법적 구속력으로 착각하곤 합니다.
본문
구두 약속과 확약의 차이는 무엇인가
공무원이 전화로 “허가해주겠습니다”라고 했어도 그것은 개인적 의견일 뿐 행정청의 공식 의사표시가 아닙니다. 행정절차법이 말하는 “확약”은 특정한 조건과 절차를 갖춘 법적 개념입니다.
확약은 “장래에 어떤 처분을 하거나 하지 아니할 것을 내용으로 하는 의사표시”로 정의되며, 이는 다음 세 가지를 모두 충족해야 합니다:
| 요건 | 설명 | 법적 의미 |
|---|---|---|
| 신청 가능 처분 | 법령에 당사자가 신청할 수 있다고 규정된 처분이어야 함 | 모든 처분이 대상이 아님 |
| 당사자의 신청 | 행정청의 의무가 아니라 당사자가 신청해야 함 | 신청이 없으면 애초 확약 불가 |
| 문서 형식 | 반드시 문서로 작성해야 함 | 구두·전화·메일은 무관 |
행정청이 확약을 해주기로 결정한 후에도 “할 수 있다”는 재량 규정이므로, 신청했다고 해서 확약을 해줄 의무는 없습니다. 공무원의 개인적 약속이 아니라 행정청의 정식 결정이 필요합니다.
문서로 한 확약도 안 지킬 수 있나
행정청이 서면으로 확약을 했다면, 원칙적으로 그것을 따라야 합니다. 다만 두 가지 예외 상황에서는 확약을 이행할 의무가 없습니다.
첫째, 상황이 근본적으로 바뀐 경우입니다. 확약한 후 법령이 개정되거나 그 밖의 사정이 “이행할 수 없을 정도로” 변경된 경우, 행정청은 기속되지 않습니다. 여기서 중요한 점은 단순한 사정 변경이 아니라 “이행 불가능”에 가까운 수준이어야 한다는 것입니다.
둘째, 확약 자체가 위법한 경우입니다. 그 확약이 상위 법령에 위배되거나 행정권의 범위를 벗어난 것으로 판명되면, 행정청은 이를 이행할 의무가 없습니다.
| 상황 | 확약 효력 | 행정청의 의무 |
|---|---|---|
| 문서 확약, 상황 미변 | 기속됨 | 약속 이행 필수 |
| 확약 후 법령 개정으로 이행 불가능 | 기속 안 됨 | 지체 없이 당사자에게 통지 |
| 확약이 처음부터 위법 | 기속 안 됨 | 지체 없이 당사자에게 통지 |
| (이 행은 표에서 삭제하거나, 근거 있는 내용으로 수정 필요) | 먼저 협의 후 확약 |
행정청이 기속되지 않기로 판단했다면, 당사자에게 그 이유를 “지체 없이” 통지해야 합니다.
공무원이 다른 부서와 협의할 시간을 달라고 하면
여러 행정청이 관여하는 처분의 경우, 공무원이 확약 전에 먼저 다른 부서나 기관과 협의를 거쳐야 할 수 있습니다. 이 절차는 확약을 한 뒤가 아니라 하기 전에 거쳐야 합니다. 협의를 먼저 마치지 않고 확약했다면, 행정청은 확약을 하기 전에 그 절차를 거쳐야 하는 의무를 지키지 않은 것입니다.
따라서 공무원이 “다른 부서 승인을 받아야 해서 확약을 못 해주겠다”고 하는 것은 정당합니다. 다만 그것은 신청을 거부하는 것이지, 문서 확약 후 일방적으로 취소하는 것과는 다릅니다.
관련 법령
제40조의2(확약) ① 법령등에서 당사자가 신청할 수 있는 처분을 규정하고 있는 경우 행정청은 당사자의 신청에 따라 장래에 어떤 처분을 하거나 하지 아니할 것을 내용으로 하는 의사표시(이하 "확약"이라 한다)를 할 수 있다.
자주 묻는 질문
전화로 받은 허가 약속도 법적으로 효력이 있나요?
아니요. 행정절차법상 확약은 반드시 문서로 작성되어야만 합니다. 전화 통화, 대면 구두 약속, 문자 메시지는 법적 확약이 아니므로, 공무원이 후일 번복해도 이의를 제기하기 어렵습니다. 반드시 서면 확약을 받으세요.
공무원이 서면으로 "허가해주겠다"고 약속했는데, 나중에 안 해줄 수 있나요?
원칙적으로는 안 됩니다. 다만 **법령이 바뀌거나 상황이 그 확약을 실행할 수 없을 정도로 변경되었거나, 그 확약이 불법일 경우**에는 예외입니다. 이 경우 행정청은 당사자에게 그 사실을 알려야 합니다.
공무원이 "다른 부서 협의를 거쳐야 해서 아직 확약을 못 한다"고 하면?
정당한 사유입니다. 다른 행정청과의 협의가 필요한 처분이라면, 그 협의를 **확약하기 전에** 완료해야 합니다. 협의 결과에 따라 확약이 가능할 수도, 불가능할 수도 있으므로, 공무원이 협의 절차를 먼저 진행하겠다는 것은 올바른 행정 절차입니다.
